TIPs|資料作成に役立つMS Officeの機能

これまで様々な場所で「伝わるデザイン」の講演を行なってきましたが、時間や人数の関係でソフトの操作方法まではお伝えすることができなかったり、「こういうことはできますか?」と質問をいただいたり。多くの人に当てはまるものから業種特異的なものまでありますが、どの機能が役に立つかはわからないものです。このページでは、Microsoft Officeの細かな機能をお伝えしていきます。

今やほとんどの人がWordやPowerPoint、Excelを使って資料を作成しています。最近のオフィスソフトはとても優秀でいろんなお役立ち機能がありますので、使いこなすことができれば時間節約にもなりますし、デザインの幅もグンと広がっていきます。

丸ゴシックを使いたいとき

Word, PowerPoint, フォント

これまで「伝わるデザイン」のウェブサイトでも本でも講演でも、「丸ゴシック」について触れてはいませんでした。しかし、最近「丸ゴシックを使いたいのですが、どうでしょうか?」という質問がちらほら。私たちも知らなかったのですが、発達障害や学習障害の人の中には「読みに困難」が生じる人が少なくないようです。ということで今回は「おすすめの丸ゴシック」について紹介します。

エンターキーと改行

Word, PowerPoint, 改行, ショートカット機能

WordやPowerPointで文章を書いているときに、「Enter」を押すと「改行」されますよね。でも実はこれ、「改段落」されているんですよ。エンターキーには「改段落」の他に、別のキーと組み合わせて使うことができる便利なショートカット機能があり、「改行」や「改ページ」「段区切り」を簡単に実行することができます。

改ページと段区切り

Word, レイアウト

Wordなどで作成する資料では、ページ数が数十ページに及ぶことも少なくありません。章立てをして資料の構成を練ったり、二段組にしてレイアウトを調整したりして、読みやすい資料を作っていきます。このとき必要となるのが「改ページ」と「段区切り」の機能です。改行やスペースで余白を調整していてはキリがありません。

グラフをパターンで塗りわける。

Excel, グラフ

グレースケール印刷や白黒印刷のときには、グラフの項目を色の違いで区別するのが難しくなってきます。そんなときは、パターン塗りを使うとよいでしょう。少し昔の本ではよく使われていましたよね。色ではなくパターンで区別できるのでカラーバリアフリーにもなりますし、色数を増やさずに済むので使い勝手がよいです。