TIPs|資料作成に役立つMS Officeの機能

これまで様々な場所で「伝わるデザイン」の講演を行なってきましたが、時間や人数の関係でソフトの操作方法まではお伝えすることができなかったり、「こういうことはできますか?」と質問をいただいたり。多くの人に当てはまるものから業種特異的なものまでありますが、どの機能が役に立つかはわからないものです。このページでは、Microsoft Officeの細かな機能をお伝えしていきます。

今やほとんどの人がWordやPowerPoint、Excelを使って資料を作成しています。最近のオフィスソフトはとても優秀でいろんなお役立ち機能がありますので、使いこなすことができれば時間節約にもなりますし、デザインの幅もグンと広がっていきます。

グラフをパターンで塗りわける。

Excel, グラフ

グレースケール印刷や白黒印刷のときには、グラフの項目を色の違いで区別するのが難しくなってきます。そんなときは、パターン塗りを使うとよいでしょう。少し昔の本ではよく使われていましたよね。色ではなくパターンで区別できるのでカラーバリアフリーにもなりますし、色数を増やさずに済むので使い勝手がよいです。

改ページと段区切り

Word, レイアウト

Wordなどで作成する資料では、ページ数が数十ページに及ぶことも少なくありません。章立てをして資料の構成を練ったり、二段組にしてレイアウトを調整したりして、読みやすい資料を作っていきます。このとき必要となるのが「改ページ」と「段区切り」の機能です。改行やスペースで余白を調整していてはキリがありません。